Bibliotheksumzug Berlin

Bilbiotheksumzug in Berlin - deutschlandweit & europaweit

Der Umzug umfangreicher Sammlungen von Büchern und Zeitschriften - oder heute auch immer öfter technischen Datenträgern - ist mehr als ein normaler Umzug oder Transport. Über lange Zeit gewachsene Organisations- und Ablagestrukuren müssen berücksichtigt und am Zielort in der Regel wieder nachgebildet werden. Bei einem Bibliotheksumzug geht es daher nicht nur um den Transport von Dingen, sondern vor allem um den Transport der dahinter stehenden Struktur in eine neue Umgebung. Nach dem Umzug soll alles wieder dort zu finden sein, wo es vorher zu finden war.

Umfassende Beratung und Planung ist daher die Grundlage eines erfolgreichen und reibungslosen Bibliotheksumzuges. Auch Änderungen bei Signatur- und Ablagevorgaben oder die Zusammenlegung und Verzahnung unterschiedlicher Bibliotheksbestände müssen in die Umzugsplanung mit einbezogen werden. Individuelle Anforderungen wie Reinigung von Büchern und Datenträgern, Zwischenlagerungen oder die Notwendigkeit des Zugriffes auf bestimmte Medien auch während des Umzuges, machen schließlich jeden Bibliotheksumzug zu einem einzigartigen Projekt.

Was ist bei einem Bibliotheksumzug zu beachten?

Ein Bibliotheksumzug ist eine komplexe Aufgabe, die eine sorgfältige Planung erfordert. Hier sind die wichtigsten Punkte, die zu beachten sind:

1. Planung und Vorbereitung

• Frühzeitige Planung: Ein detaillierter Zeitplan hilft, Verzögerungen zu vermeiden.
• Bestandsaufnahme: Erfassen Sie den gesamten Bestand, um Verluste zu vermeiden.
• Etikettierung und Katalogisierung: Jedes Buch oder Medium sollte markiert werden, um die Neuordnung zu erleichtern.
• Priorisierung: Bestimmen Sie, welche Medien zuerst umgezogen werden müssen (z. B. häufig genutzte Werke).
• Raumplanung: Der neue Standort muss auf Kapazität und Regalanordnung geprüft werden.

2. Logistik und Transport

• Professioneller Dienstleister: Ein Bibliotheksumzug ist keine einfache Aufagbe. Eine Firma mit entsprechender Erfahrung kann Schäden oder gar Verluste vermeiden.
• Geeignete Transportmittel: Bücherwagen, spezielle Kisten oder Rollcontainer schützen den Bestand.
• Klimaschutz: Empfindliche Medien wie alte Bücher oder digitale Medien sollten vor Feuchtigkeit und Temperaturschwankungen geschützt werden.

3. Durchführung des Umzugs

• Systematisches Ein- und Auspacken: Nach einem festgelegten Schema (z. B. nach Signatur oder Kategorie) verpacken.
• Dokumentation: Während des Umzugs regelmäßige Bestandskontrollen durchführen.
• Schutz der Bestände: Bücher und Materialien müssen vor Staub, Nässe und Beschädigung gesichert werden.

4. Einrichtung am neuen Standort

• Regalordnung wiederherstellen: Die Bücher und Medien in der richtigen Reihenfolge platzieren.
• IT- und Technikinstallation: Computer, Datenbanken und Scanner einrichten.
• Testlauf des Systems: Überprüfung, ob alle Signaturen korrekt sind und der Bestand vollständig ist.
• Kommunikation mit Nutzern der Bibliothek: Frühzeitige Ankündigung des Umzugs und möglicher Einschränkungen.

5. Nachbereitung

• Überprüfung des Bestands: Nach dem Umzug ist eine Inventur durchzuführen.
• Anpassung der Arbeitsprozesse: Falls notwendig, Abläufe optimieren.
• Feedback einholen: Mitarbeiter und Nutzer befragen, ob der Umzug erfolgreich war.

Bibliotheksumzug mit Lanzell Berlin

Die Lanzell GmbH Berlin ist seit über 30 Jahren ein erfahrener Dienstleister im Umzugs- und Speditionsgewerbe. Spezialisiert sind wir auf komplizierte und schwere Transport- und Logistikaufgaben vom Bibliotheksumzug über Archivumzüge bis hin zum Schwerlastransport. Unsere motivierten und ständig fortgebildeten Mitarbeiter sorgen dafür, dass der Umzug schnell und sauber durchgeführt werden kann und somit Ausfallzeiten minimiert werden können - ohne dass dabei die Sorgfalt leidet. Unsere Spezialisten für IT und EDV Umzüge sorgen zudem dafür, dass auch Ihre technische Infrastruktur schnell wieder einsatzbereit ist und Ihre Bibliothek schnell wieder ihre Arbeit aufnehmen kann.

Checkliste für einen reibungslosen Bibliotheksumzug oder Archivumzug

1. Planung und Organisation

• Umzugsziel, Datum und Zeitrahmen festlegen
• Projektverantwortliche benennen (intern und ggf. extern)
• Umzugsbudget planen und freigeben
• Externe Firma beauftragen (mit Erfahrung im Bibliotheksumzug)
• Versicherungsschutz prüfen (Transport- und Haftpflichtversicherung)
• Kommunikationsplan erstellen (für Team, Nutzer, Öffentlichkeit)

2. Inventarisierung und Vorbereitung

• Bestand erfassen und ggf. aktualisieren (Inventarliste, Systematik)
• Bücher nach Signatur oder Systematik sortieren
• Beschädigte oder veraltete Medien aussortieren
• Leihfristen anpassen, ggf. Ausleihstopp einrichten
• Benutzer über Umzug und Ausfallzeiten informieren
• Verpackungsmaterial beschaffen (Bücherkisten, Rollwagen, Etiketten etc.)

3. Beschriftung und Verpackung

• Regale, Kisten und Medien eindeutig kennzeichnen (z.B. Signaturbereich, Regalnummer)
• Bücher systematisch und in richtiger Reihenfolge verpacken
• Medien transportsicher verstauen (z.B. stehende Lagerung, nicht zu schwer beladen)
• Elektronische Geräte separat sichern und verpacken
• Möbel und Technik ggf. demontieren und beschriften

4. Transportphase

• Umzugsdienstleister einweisen und begleiten
• Transportroute freihalten und sichern (Aufzüge, Wege, Parkplätze)
• Laufkarten oder Transportpläne nutzen
• Reihenfolge beim Ausladen beachten (zuerst Regalaufbau, dann Medien)
• Sicherheitsvorkehrungen einhalten (z.B. Fluchtwege, Brandschutz)

5. Neuer Standort: Aufbau und Einrichtung

• Grundriss und Stellpläne bereithalten
• Regale aufbauen und gemäß Systematik platzieren
• Bücher systematisch einräumen (nach Signatur, Sachgebiet etc.)
• Elektronik (PCs, Scanner, OPACs etc.) wieder anschließen
• Arbeitsplätze, Sitzbereiche und Servicepunkte einrichten
• Testlauf von IT und Bibliothekssystem durchführen

6. Nachbereitung und Wiedereröffnung

• Bestand kontrollieren (Stichproben, Vollständigkeit)
• Medien wieder zur Ausleihe freigeben
• Öffentlichkeitsarbeit: Neueröffnung ankündigen (Website, Presse, Social Media)
• Rückblick und Auswertung (Was lief gut? Was kann verbessert werden?)
• Feedback vom Team einholen
• Abschlussbericht erstellen (inkl. Bestandsänderungen, Kosten, Erkenntnisse)